Retos del Oficial de Cumplimiento en la prevención del lavado de activos

El lavado de activos y la financiación del terrorismo son preocupaciones globales en la actualidad porque estos delitos tienen un impacto negativo en la sociedad no solo a nivel económico, sino también social, cultural y político.

Frente a este escenario, el papel que desempeña el Oficial de Cumplimiento se vuelve fundamental, ya sea dentro de una entidad reguladora o en una empresa privada, este profesional enfrenta una serie de desafíos con el fin de garantizar el cumplimiento normativo y la integridad empresarial.

El Oficial de Cumplimiento, el guardián de la ética empresarial

Este profesional es la persona designada por una organización para garantizar que se cumplan las normativas y políticas destinadas a prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo (LA/FT). Su principal objetivo es asegurar que se implementen y operen adecuadamente políticas, procedimientos y mecanismos para gestionar los riesgos relacionados con estas amenazas. Dependiendo de la entidad y la jurisdicción, el Oficial de Cumplimiento puede tener diferentes designaciones:

En la UAFE (Unidad de Análisis Financiero y Económico), es denominado como un funcionario de alto nivel que debe contar con la suficiente independencia para la toma de decisiones dentro de una organización. La UAFE señala las siguientes funciones:

Verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención de lavado de activos.
Ejecutar el programa de cumplimiento tendiente a evitar que la entidad sea utilizada para lavar activos
Velar por la observancia e implementación de los procedimientos, controles y buenas prácticas necesarios para la prevención de lavado de activos.

Según la Superintendencia de Sociedades, es la persona natural, designada por la Empresa Obligada, que se encarga de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM.

Por otro lado, la ACAMS (Asociación de Especialistas Certificados en Anti-Lavado de Dinero y Contra el Financiamiento del Terrorismo) define al Oficial de Cumplimiento como el encargado de gestionar todos los aspectos del programa de cumplimiento de ALD/CFT que incluye: diseñar e implementar el programa; realizar los cambios y actualizaciones necesarios; difundir la información sobre los éxitos y fracasos del programa a miembros clave del personal; crear contenido relacionado con ALD/CFT para programas de formación del personal y gestionar el cumplimiento por parte de la institución de las leyes y normativas en materia de ALD/CFT aplicables.

Independientemente de su designación y, a modo de resumen, podemos señalar que las principales responsabilidades de este profesional son: garantizar que la entidad para la que trabaja no se utilice para actividades ilícitas, prevenir sanciones legales y proteger la reputación de la organización.

¿Cuál es el rol del Oficial de Cumplimiento?

En el esfuerzo constante por combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo, la colaboración de las tres líneas de defensa desempeña un papel fundamental, ya que cada una de estas tiene responsabilidades específicas y, trabajarlas juntas, fortalece la integridad y la capacidad de respuesta de una organización ante estos riesgos globales.

De acuerdo al Comité de Basilea, el Oficial de Cumplimiento se cataloga como una segunda línea, sin embargo, es importante conocerlas todas.

Primera línea

Encontramos a las unidades de negocio que mantienen contacto directo con empleados, clientes y proveedores. Su participación es esencial porque ayudan a identificar señales de alerta tempranas, puesto que tienen una visión cercana de las operaciones comerciales.

Debido a que el Oficial de Cumplimiento no puede estar presente de manera continua en estos espacios comerciales, es crucial contar con la colaboración de las unidades de negocio porque se convierten en el primer filtro en el proceso de establecer relaciones comerciales, ya que pueden detectar comportamientos o transacciones sospechosas y luego compartir esta información con el Oficial de Cumplimiento, quien podrá tomar decisiones informadas sobre la idoneidad de las relaciones comerciales y la detección temprana de actividades sospechosas.

Segunda línea

El Oficial de Cumplimiento se ubica en esta línea de defensa y desempeña un papel crucial en la creación y supervisión de políticas y procedimientos para prevenir el lavado de activos. No obstante, su responsabilidad va más allá de la supervisión del cumplimiento porque diseña estrategias y políticas para mitigar riesgos y supervisa su implementación en toda la organización. Esto también incluye la capacitación del personal para que permanezca alerta ante actividades sospechosas y pueda reportarlas eficazmente, además de mantenerse actualizado sobre las regulaciones en constante cambio y ajustar las políticas en consecuencia.

Tercera línea

Involucra la colaboración entre el Oficial de Cumplimiento y la auditoría interna para enfocarse en la evaluación de las políticas y procedimientos existentes. El especialista en prevención diseña programas de cumplimiento y, es en este punto, donde el auditor, ya sea interno o externo, entra en acción, desempeñando un papel fundamental al proporcionar recomendaciones de mejora basadas en su experiencia y conocimientos.

Aunque algunos auditores pueden centrarse principalmente en la normativa, cada vez se busca que se enfoquen en los riesgos, siempre y cuando tengan en cuenta las recomendaciones de las autoridades y los organismos reguladores para los sujetos obligados.

Mejora la eficiencia en la gestión del cumplimiento normativo y fortalece la integridad de tu empresa con Tusdatos. ¡Agenda tu demo haciendo clic aquí y toma el control contra LA/FT!

¿Cuáles son las prohibiciones del Oficial de Cumplimiento?

Estas varían dependiendo del organismo de control:

No ser funcionario público, ni tener deudas vencidas en el sistema financiero, ni protestos de documentos.
No ser sancionados por infracción a la Ley de Portal de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo (PLAFT) – ámbito penal.
No estar declarados en quiebra y no rehabilitados.
No tener cargos de auditores, contadores o representantes legales.

¿Cuáles son las funciones esenciales del Oficial de Cumplimiento?

Las funciones del oficial de cumplimiento en Colombia son las siguientes:

Proponer las estrategias para prevenir y gestionar los riesgos de LA/FT.
Elaborar y/o actualizar el sistema de prevención de riesgos.
Gestionar el plan e informe de actividades.
Enviar reportes al organismo supervisor.
Controlar el cumplimiento de políticas y procedimientos.
Verificar la conservación y custodia de información.
Coordinar capacitaciones anuales.
Capacitarse en materia de PLA.
Dar respuesta a requerimientos de información.
Realizar el análisis patrimonial de empleados, accionistas.

Desafíos y oportunidades

Los Oficiales de Cumplimiento enfrentan una serie de desafíos como la falta de conocimiento y experiencia, los cambios constantes en la normativa y la resistencia de algunos sujetos obligados. Por otro lado, también existen oportunidades, como la inclusión de nuevos sujetos obligados y el aumento de la oferta en capacitaciones. Para superar estos desafíos y aprovechar las oportunidades se debe invertir en su formación y experiencia, desarrollar relaciones sólidas con las autoridades reguladoras y darle buen uso a la tecnología.

El uso de las tecnologías como un mecanismo de control para prevenir el lavado de activos

La tecnología desempeña un papel fundamental en el cumplimiento normativo, ya que su utilidad radica en la capacidad de eliminar errores humanos en tareas repetitivas que, a la larga, podrían generar desafíos significativos. Por eso, su uso de sintetiza en 3 aspectos:

Ahorrar tiempo y recursos mediante la automatización de procesos.
Liberar al personal para tareas más estratégicas.
Mejorar la eficiencia en la gestión del cumplimiento normativo.

Cuando se trata de seleccionar una herramienta tecnológica para una empresa, es crucial que esta se adapte a las características y necesidades específicas de la organización. Al tomar esta decisión, es esencial plantearse una serie de preguntas clave:

¿Qué aspectos son prioritarios para la empresa?
¿Cuáles son los objetivos que se desean alcanzar?
¿Se busca revisar y gestionar listas de clientes y proveedores?
¿Se necesitan alertas para detectar posibles problemas o riesgos?
¿La automatización del proceso de gestión de riesgos es un objetivo?

Estas interrogantes son fundamentales para orientar la elección de la herramienta o servicio tecnológico adecuado, esto se debe a que cada empresa tiene necesidades únicas y la herramienta seleccionada debe estar en sintonía con estas necesidades específicas. Por lo tanto, al tomar decisiones relacionadas con la tecnología, es esencial evaluar cuidadosamente qué es lo que se necesita y qué se quiere lograr en la empresa.

¿Cómo funcionan las alertas del sistema para detectar lavado de activos?

Estos sistemas utilizan algoritmos para identificar actividades sospechosas como ingresos y patrimonios incompatibles con operaciones habituales, cambios frecuentes en los datos de clientes o transacciones inusuales.

Las alertas del sistema se basan en una serie de criterios que se actualizan periódicamente para reflejar las últimas tendencias en el lavado de activos. Algunos de los criterios más comunes para las alertas del sistema incluyen:

Ingresos y patrimonio del cliente que no concuerdan con sus operaciones habituales.
Incremento en la cantidad de operaciones realizadas por el cliente en un período determinado.
Contratación de productos o servicios inusuales para el perfil del cliente.
Cambios frecuentes en los datos registrados del cliente.
Movimientos financieros inusuales por encima de cierto valor.
Extralimitación de los límites permitidos.
Reincidencia de alertas por movimientos atípicos.
Denuncias internas registradas.
Gran volumen de transferencias a terceros.
Múltiples transacciones de bajo valor.

Al identificar actividades sospechosas, las alertas del sistema pueden ayudar a los Oficiales de Cumplimiento a investigar posibles casos de lavado de dinero. No cabe duda que desempeñan un papel fundamental en la lucha contra este y otros delitos, promueven la ética empresarial y garantizan el cumplimiento normativo y la integridad empresaria, así que si eres Oficial de cumplimiento, es primordial contar con servicios como Tusdatos, con la capacidad de completar cientos de consultas simultáneas en más de 300 fuentes de información, de listas restrictivas y vinculantes para el cumplimiento de sistemas regulatorios de lavado de activos y financiación del terrorismo (LAFT).