Mejores prácticas de cumplimiento normativo para las empresas en la era digital

En el entorno empresarial actual, el término compliance o cumplimiento normativo se ha convertido en un componente esencial para garantizar que las organizaciones operen de manera ética y legal. 

Este proceso, que requiere del cumplimiento de leyes y regulaciones internas y externas, abarca diversas áreas y actividades. Entre estas se incluyen la protección de datos, ciberseguridad e implementación de normativas de comercio electrónico, con el apoyo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), que desempeñan un papel fundamental en la estructura operativa de las empresas modernas. 

¿Por qué es importante la tecnología en el cumplimiento?

Desde la automatización de procesos, hasta la mejora de la eficiencia y la toma de decisiones basadas en datos, las TICs se erigen como pilares del florecimiento empresarial en la era digital. Estas tecnologías desempeñan un papel crucial al automatizar los procesos de cumplimiento y simplificar la recopilación, almacenamiento y análisis de datos. A su vez, capacitan a las organizaciones para identificar riesgos de manera más efectiva, al proporcionar una visión integral de su posición en términos de cumplimiento normativo. Además, pueden crear canales efectivos de interacción que contribuyan a que los colaboradores de una empresa comprendan y cumplan las políticas de manera integral.

Es así que las TICs se convierten en aliadas indispensables en el fortalecimiento de una cultura organizacional ética y conforme con las regulaciones vigentes.

Desafíos y oportunidades del cumplimiento digital

En el escenario del cumplimiento digital, se presentan desafíos y oportunidades interconectadas, como la constante evolución de las leyes y regulaciones digitales, la complejidad técnica en la implementación del cumplimiento digital y la inminente necesidad de formación y concientización. Sin embargo, en medio de estos obstáculos, surgen oportunidades valiosas tales como la capacidad de emplear la tecnología para mejorar la eficiencia y eficacia, y la oportunidad de demostrar, a los clientes y otras partes interesadas, que la organización se toma en serio el cumplimiento de las leyes y regulaciones digitales.

¿Cuáles son los riesgos asociados con el cumplimiento digital?

Riesgo de privacidad de datos

Con el aumento de las leyes de protección de datos, las organizaciones deben asegurarse de que están manejando los datos de manera segura y conforme a la ley.

Riesgo de ciberseguridad

Las amenazas cibernéticas son una preocupación constante para las organizaciones que dependen de las TICs, ya que las violaciones de datos pueden resultar en multas significativas y daños reputacionales.

Riesgo de incumplimiento

Dado que las leyes y regulaciones digitales están en constante cambio, las organizaciones se deben mantener al día para evitar el incumplimiento.

¿Cómo mitigar estos riesgos?

Para controlar los riesgos es importante implementar una combinación de medidas y prácticas con controles de seguridad robustos que incluyan:

- Implementación de Firewalls para protegerse contra amenazas externas.

- Uso de un software antivirus actualizado.

- Aplicación de cifrado de datos para salvaguardar información confidencial.

Instauración de autenticación de dos factores para asegurar un acceso seguro a sistemas y datos.

Además, la concientización sobre la seguridad es un componente esencial que debe surgir de una capacitación regular a todos los colaboradores. Esto con el fin de que comprendan los riesgos de seguridad y tengan conocimientos para manejar la información de forma segura.

En ese sentido, mantenerse al día con las leyes y regulaciones también es clave. Las organizaciones deben revisar periódicamente sus políticas y procedimientos internos para garantizar el cumplimiento de acuerdo a las normativas actuales. Eso implica hacer auditorías regulares que evalúen la efectividad de los controles de seguridad y llevar a cabos los ajustes según sea necesario.

Tres consejos prácticos 

1. Involucrar a todas las partes interesadas. 
2. Mantener la formación actualizada.
3. Realizar buen uso de las tecnologías.

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¿Cuál es el futuro del cumplimiento digital?

Las nuevas tecnologías no sólo están cambiando la forma en que las organizaciones gestionan el cumplimiento, sino que están creando nuevos desafíos ante estas herramientas. La posibilidad de que estás tecnologías sean utilizadas para actividades ilegales está latente si no se gestionan correctamente, por eso no es suficiente con pensar en la implementación de estas tecnologías, es necesario que vayan de la mano con unas estrategias de seguridad.

Tendencias emergentes en el cumplimiento digital

En el dinámico panorama del cumplimiento digital, las siguientes tres tendencias emergentes están transformando la forma en que las organizaciones abordan la seguridad y la conformidad. 

Primera tendencia

Se centra en la creciente integración de la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML) en los procesos de cumplimiento. Estas tecnologías avanzadas permiten la automatización y mejora continua de los procedimientos al optimizar la eficiencia y la precisión en la gestión de cumplimiento. Sin embargo, para evitar riesgos, el uso de la IA y el ML debe llevarse a cabo de forma correcta y consciente.

Segunda tendencia 

El papel de la tecnología Blockchain se está fortaleciendo en el ámbito del cumplimiento digital al proporcionar un registro inmutable y verificable de las transacciones. Esta tecnología es una herramienta valiosa para demostrar el cumplimiento normativo al ofrecer una capa adicional de seguridad y confianza en las operaciones comerciales.

Tercera tendencia

La importancia de la privacidad como un pilar en el cumplimiento digital que cuente con leyes de protección de datos cada vez más estrictas. La tendencia nace en las organizaciones que están adoptando un enfoque proactivo de "privacidad por diseño" con la integración de consideraciones de privacidad en todas las fases del desarrollo de productos y servicios.

Finalmente, es importante que las empresas se adapten a las exigencias legales y regulatorias de los países donde operan y, de esa misma forma, a las normas internacionales, en especial a lo referente a la protección de datos, ciberseguridad, prevención del fraude, lavado de activos y corrupción. 

Para gestionar el cumplimiento de las organizaciones correctamente, existen herramientas como Tusdatos que ofrecen a grandes empresas y pymes la posibilidad de validar datos de clientes, proveedores o colaboradores de manera instantánea y en tiempo real. Esta solución agiliza el proceso de cumplimiento normativo al permitirle a las organizaciones cumplir con las regulaciones de manera eficiente y mitigar los riesgos asociados.

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