¿Cómo hacer un reporte de operaciones sospechosas 2024?

La Unidad de Investigación de Análisis Financiero (UIAF) es la entidad creada para detectar posibles actividades asociadas al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) y, en su compromiso constante con el país, y de la mano del GAFI, ha creado mecanismos y formas de conocer actividades sospechosas y frenarlas. 

En esa tarea, y siguiendo la recomendación 20 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), impulsó la creación del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) que se mantiene en la actualidad como uno de los mecanismos más importantes para prevenir y frenar el LA/FT en Colombia y en el mundo.

¿Qué es el ROS?

La recomendación 20 del GAFI apunta, a que por ley, se le debe exigir a las instituciones que levantan sospechas sobre la procedencia de los fondos de una persona o entidad y deben reportarlo ante la unidad de análisis financiero del país. Es así como nació el ROS, que describe las operaciones que por su número, cantidad o características no obedecen a las prácticas de una empresa y que no ha podido ser correctamente justificadas.

El ROS no se debe entender como una denuncia, ya que la UIAF no tiene facultades legales de autoridad judicial para tramitar actos que se consideran delitos tipificados en el Código Penal. En otras palabras, el ROS no genera una responsabilidad penal al Oficial de Cumplimiento o empresa que está haciendo el reporte puesto que no es bajo juramento, ni es testimonio, ni mucho menos prueba judicial. 

¿Por qué es importante el ROS?

El ROS es uno de los mecanismos más importantes de los que disponen las unidades de análisis financiero para avanzar en su lucha en contra del lavado de activos y financiación del terrorismo. De esta forma, estas entidades pueden centralizar la información necesaria para tener bases efectivas de sistemas antilavado de activos y contra la financiación del terrorismo. Igualmente, es importante entender que el ROS funciona como un primer insumo de información y, si este no cumple con los requisitos mínimos, lo único que hará será retrasar los avances contra las economías ilícitas.

¿Cuál es la diferencia entre ROS y Operación inusual?

El ROS se entiende como operaciones que no se enmarcan dentro del sistema y prácticas normales del negocio, mientras que las operaciones inusuales son transacciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes o se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rubro.

¿Cómo hacer un ROS efectivo?

El ROS puede ser llevado a cabo por cualquier persona de la empresa pero, por lo general, lo lleva a cabo el Oficial de Cumplimiento encargado de supervisar y hacer cumplir el sistema de gestión de riesgo de la entidad. Por eso, es importante que tenga presente que para hacer un ROS correcto debe contar con la información clara sobre:

1. Cuál: especificar cuál y cómo fue la operación sospechosa.
2. Quién: describir con claridad quién o quienes hacen parte de la operación. Esta información debe estar acompañada de nombres completos y números de identificación.
3. Dónde: explicar lugar y fecha cuando fue hecha e identificada la operación.
4. Cuándo: dejar constancia de la fecha exacta en la que se llevó a cabo la operación.
5. Señales de alerta: describir porque representa una operación sospechosa para el Oficial de Cumplimiento o entidad.
6. Anexos: los anexos son fundamentales para no ralentizar la tarea de la UIAF y serán el sustento de la información diligenciada en el ROS.

Cuando se tenga esta información, se puede proceder a hacer el reporte en el SIREL en el cual deben estar registrados los Oficiales de Cumplimiento con su propio usuario y contraseña. Para hacer el reporte pueden seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al siguiente link https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx de acceso directo al Sistema de Registro en Línea (SIREL) de la UIAF
2. Una vez se haya hecho el ingreso con usuario y contraseña, seleccionar  en el menú de la parte izquierda la opción Reporte de Operación Sospechosa (ROS).
3. Seleccionar la opción "crear" para llegar al formulario ROS que debe diligenciar.
4. Si la entidad o el Oficial de Cumplimiento no tiene ninguna operación sospechosa que reportar, igualmente debe dejar la constancia. Para eso ingresa por ROS, Nuevo y Reporte Negativo para diligenciar el formulario.

¿Cuáles son los indicadores del ROS?

Con el propósito de mejorar la calidad y efectividad de los ROS, la UIAF diseñó una serie de indicadores para hacer una retroalimentación a los Oficiales de Cumplimiento sobre el diligenciamiento del ROS. Estos indicadores están definidos de la siguiente forma:

• El primero es el Indicador de Completitud del ROS (ICROS) que evalúa si los reportes contienen toda la información completa. Este indicador es una valoración de la calidad de la información reportada.
• El segundo indicador es el Indicador de Participación del ROS (IPROS) que apunta a la probabilidad de que el ROS sea utilizado en la estructuración de un caso de acuerdo con unas variables de priorización e importancia definidas al interior de la UIAF.
• La suma ponderada de los valores del ICROS y del IPROS determina el Indicador de Efectividad del ROS (IEROS). Este indicador mide en una escala de 0 a 5 la efectividad final de los ROS enviados por las entidades y esta calificación se les envía a los oficiales de cumplimiento.

Finalmente, para hacer un ROS correcto, efectivo y que ayude a que la UIAF avance en frenar los delitos relacionados con lavado de activos es necesario estar informado. Los Oficiales de Cumplimiento deben tener información actualizada sobre las empresas para poder hacer seguimiento de sus actividades y transferencias. 

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