Empezar un nuevo año es intentar cumplir metas y retos que quedaron pendientes el año anterior. Desde las empresas, pensar en crecimiento, nuevas metas y nuevos horizontes es una realidad cada año. Sin embargo, muchas dejan de lado nuevas metas en materia de seguridad organizacional y cumplimiento en cuanto a identificación y mitigación de riesgos. En este artículo vamos a ahondar en la importancia de empezar 2025 con unas auditorías internas y las claves para lograrlo de manera fácil y efectiva. 

Pedían modificar los manuales del cargo para contrataciones arregladas 

Las auditorías internas en las empresas significan costos y tiempo de los involucrados para lograr una investigación verídica. Muchas empresas consideran que este proceso solo genera gastos y que no es necesario en empresas que marchan bien y que no evidencian problemáticas. 

Sin embargo, en Colombia, cubrir irregularidades es una realidad y muchas veces los altos cargos se ven involucrados en estos procedimientos. Por eso las auditorías son prioridad para empresas, socios, entidades reguladoras e incluso empleados para asegurar que todo marcha bien. 

Uno de los casos más sonados a finales de 2024 fue el de la empresa de seguros del Estado, señalada de darle malos manejos a los contratos. Información que después fue confirmada por un empleado de la compañía que aseguró que le pedían modificar los manuales de los cargos para que se ajustaran a personas que ellos ya tenían previsto contratar. Irregularidad que fue avalada por altos cargos y aprovechada para beneficio propio. 

Este caso, aunque apunta a una entidad estatal, resalta la importancia de una vigilancia constante, ya que ninguna empresa está exenta de malos manejos, corrupción, desviación de fondos u otros problemas internos. 

Auditoría interna como pilar de transparencia 

Las auditorías internas parten de una base que se conoce como matriz de riesgos. Hacer una auditoría sin un camino claro solo puede arrojar falsos negativos o potenciar los problemas de la empresa. Es por eso que establecer un manual que priorice los riesgos y ayude a generar estrategias para combatirlos es clave en un proceso de auditorías internas. 

Llevar a cabo estos procesos tiene un gran beneficio y es que a la hora de hacer negocios o entablar relaciones comerciales, evidenciar unos procesos claros de auditorías internas demostrará un compromiso de la empresa por la transparencia y la resaltará sobre otras compañías que no cuenten con este proceso. Además, contar con una matriz clara tiene ventajas como:

• Proporcionar claridad sobre los riesgos más críticos. 
• Facilitar la toma de decisiones basadas en evidencia. 
• Mejorar la asignación de recursos para mitigar los riesgos identificados. 

Cinco pasos para construir una matriz de riesgos efectiva 

1. Identificar el riesgo: puede ser el paso más complejo porque muchas veces se obvian la cantidad de riesgos a los que están expuestas las empresas. Para este paso primero hay que comprender que pueden surgir riesgos financieros, operativos, tecnológicos, legales y reputacionales, y que estos se pueden dar de forma interna o externa. Con esta idea en mente, hay que listar los eventos que podrían afectar a la empresa, conversar con las áreas en las que pueden ocurrir los riesgos y analizar informes pasados de incidentes o de auditorías pasadas si existen para establecer los riesgos. 
2. Evaluar el impacto: con los riesgos claros, hay que evaluar si la probabilidad de que ocurran es muy baja (1), baja (2), media (3), alta (4), muy alta (5). Después hay que establecer qué impacto tendría ese riesgo, puede ser insignificante (1), menor (2), moderado (3), alto (4) o catastrófico (5). Darle un número a la probabilidad y al impacto permitirá luego multiplicar y obtener una cifra del riesgo. Entre más alto el número, mayor el riesgo. 
3. Clasificar y priorizar: con la probabilidad y el impacto establecidos se puede multiplicar y calcular el nivel de riesgo para identificar el tratamiento que se le debe dar. Si un riesgo tiene muy alta probabilidad de ocurrir y su impacto puede ser catastrófico, la forma de actuar debe ser inmediata y debe haber un control riguroso de los resultados. 
4. Diseñar la matriz: el diseño implica implementar una tabla clara que relacione los números que se lograron al identificar el impacto y la probabilidad. 
5. Monitorear y actualizar: a medida que van creciendo y transformándose las empresas, los riesgos van creciendo, la probabilidad va aumentando y el impacto se va transformando. Por eso es clave mantener actualizada la matriz de riesgos e ir cambiando los números de los riesgos a medida que se van transformando. Además, contar con un monitoreo es fundamental para que la matriz tenga sentido y la transparencia se pueda promover y sustentar. 

Cumplimiento como valor estratégico 

Hablar de auditorías internas y de matriz de riesgo apunta a un solo objetivo que es el Cumplimiento o Compliance y ya no se piensa como un proceso solo para reducir riesgos, sino como un paso clave para aportar valor a las organizaciones. Un buen Cumplimiento plantea numerosos desafíos para su buen funcionamiento, pero ha demostrado que es un valor en crecimiento que ha ampliado su cobertura a áreas como sostenibilidad, ciberseguridad y promoción de una cultura ética corporativa. Además, se entiende como un valor estratégico que ayuda a las compañías a fondear proyectos con más facilidad y corregir ineficiencias operativas, mejorando la productividad y reduciendo costos. 

Aliados para el Cumplimiento

Finalmente, pensar en un proceso de Cumplimiento no es fácil si se tienen en cuenta factores como restricciones presupuestarias, falta de recursos multidisciplinarios capacitados y avances vertiginosos de la Inteligencia Artificial. Sin mencionar que es un proceso grande que debe estar enlazado con procedimientos robustos y concretos de análisis de riesgos, debida diligencia de terceros, sostenibilidad y responsabilidad social, monitoreo del programa de integridad, entre otros. 

Es así que los aliados para lograr un Cumplimiento efectivo son claves para las empresas en 2025. En Tusdatos creemos que un Cumplimiento seguro y transparente y contamos con múltiples herramientas para facilitar el trabajo de las empresas y garantizar la transparencia a través de un soporte verídico de fuentes nacionales e internacionales. 

Si este año el compromiso es crecer en materia de seguridad también, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y conocer por qué somos el aliado ideal para lograr un Cumplimiento efectivo.