Auditorías especializadas sobre programas de cumplimiento

Los programas de cumplimiento robustos y eficaces son esenciales para proteger los intereses financieros, legales y reputacionales de las empresas. Es así que, la evaluación de estos programas es fundamental para verificar, tanto el cumplimiento formal como material de las normativas aplicables, y optimizarlos según sea necesario.

Pero… ¿Cuál es la importancia de un programa de cumplimiento robusto?

Un programa de cumplimiento sólido asegura que la empresa no solo cumple con las leyes y regulaciones pertinentes, sino que también satisface las expectativas de las entidades regulatorias y los grupos de interés (clientes, proveedores e inversionistas).  Es por esto que los programas deben ser eficientes y robustos para proteger los intereses financieros, legales y reputacionales de la institución y permitir su continua participación en el entorno regulatorio y comercial.

Además, los programas de cumplimiento deben abordar diversos riesgos, incluyendo:

• Financiación del terrorismo.
• Corrupción.
• Soborno transnacional.
• Extinción de dominio.
• Manejo de datos personales.
• Riesgos medioambientales.
• Cumplimiento con enfoque de género.

Además, los programas deben ser capaces de adaptarse y responder a estos riesgos de manera eficaz para proteger a la empresa y a los grupos de interés.

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¿Qué permite la evaluación de un programa de cumplimiento?

La evaluación exhaustiva del programa de cumplimiento es invaluable para cualquier organización, ya que no solo identifica fallas y brechas en el sistema, sino que además proporciona un camino claro para la mejora continua y la acreditación ante grupos de interés. A continuación, se detallan los cuatro principales objetivos que se pueden cumplir:

1. Identificación de fallas en el programa de cumplimiento

El primer paso en la evaluación de un programa de cumplimiento es la identificación de fallas dentro del sistema. Estas fallas pueden incluir controles obsoletos o ineficaces, como; la política de solicitar tres cotizaciones a proveedores, que podría ser reemplazada por una práctica más eficiente de pedir solo dos cotizaciones revisadas por diferentes personas o realizar una distribución inadecuada de responsabilidades. 

Un ejemplo de esa distribución inadecuada puede ser; concentrar todas las tareas de prevención de riesgos en el oficial de cumplimiento en lugar de distribuirlas entre diferentes procesos y personas dentro de la empresa. 

2. Implementación de las oportunidades de mejora

Una vez identificadas las fallas, implementar las oportunidades de mejora es el siguiente paso, lo que implica ajustar los controles y procesos para asegurar que se alineen con los estándares esperados. Además, se debe tener en cuenta que estas mejoras no solo garantizan una mayor eficiencia y efectividad de los controles, sino que también fomentan una mejora continua del sistema. Incluso, los sistemas de cumplimiento que parecen robustos, pueden beneficiarse de optimizaciones adicionales para mitigar riesgos de manera más efectiva y detectar su materialización de forma temprana.

3. Actualización del programa de cumplimiento

La evaluación también lleva a la actualización del programa de cumplimiento, basada en las fallas identificadas y las oportunidades de mejora. Por eso esta actualización es crucial para mantener el programa alineado con las normativas vigentes y los cambios en la estructura organizacional. 

Por ejemplo, si una empresa está operando bajo una normativa obsoleta o ha experimentado cambios internos significativos, es necesario actualizar los procedimientos y controles para reflejar estas nuevas realidades. Además, es importante considerar los nuevos productos, servicios o canales de distribución que puedan haber sido introducidos recientemente, así como cualquier cambio en las jurisdicciones donde opera la empresa.

4. Acreditación frente a grupos de interés

Finalmente, una evaluación de cumplimiento realizada por un tercero proporciona una acreditación valiosa frente a grupos de interés como clientes, proveedores, inversionistas y colaboradores. Contar con el apoyo de un experto externo, que confirme que el sistema de cumplimiento es efectivo y cumple con las normativas aplicables, genera confianza y fortalece la reputación de la empresa.

Es por esto que esta acreditación no solo es un sello de calidad, sino que también demuestra el compromiso de la organización con la integridad y la gestión responsable de sus operaciones.

Tres ventajas de realizar una evaluación con terceros

Un evaluador externo garantiza:

1. Una perspectiva imparcial y objetiva sobre la eficacia y pertinencia del programa de cumplimiento.
2. Una visión fresca y crítica que puede identificar áreas de mejora poco evidentes desde el interior de la organización.
3. Una revisión exhaustiva y alineada con las necesidades específicas de la organización.

¿Qué es la actualización de programas de cumplimiento?

Este procedimiento identifica fallas u oportunidades de mejora dentro del sistema de una empresa, incluyendo la detección de normativas obsoletas que han sido reemplazadas por regulaciones más recientes. Durante una evaluación obligatoria, es posible descubrir que ciertos procedimientos o controles no se han ajustado para reflejar cambios en la estructura organizacional, la oferta de nuevos productos/servicios, o la expansión a nuevas jurisdicciones. 

Estos aspectos del entorno interno y externo pueden no haber sido integrados en el sistema de cumplimiento, lo que afecta la efectividad y el cumplimiento de las normativas vigentes. Además, contar con un programa de cumplimiento, actualizado y validado por expertos, proporciona una acreditación valiosa ante grupos de interés como clientes, proveedores, inversionistas y colaboradores.

Tips de metodología de evaluación o auditoría

Un programa de cumplimiento debe ser flexible y adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Es así que, el enfoque basado en riesgos implica considerar las amenazas y vulnerabilidades particulares de la organización, así como su apetito de riesgo y las normativas aplicables.

Y así, se puede ver cómo es el cumplimiento formal o material por parte de la empresa, con los siguientes pasos de evaluación:

1. Visita ex situ. 
2. Solicitud de documentos. 
3. visita in situ. 
4. Análisis comparativo entre marco considerado y regulación interna. 
5. Determinación del marco de evaluación. 
6. Entrevista con líderes.
7. Análisis de controles implementados.
8. Identificación de oportunidades de mejora.
9. Conclusión. 

Conoce los tres componentes del funcionamiento de un sistema de cumplimiento en nuestro webinar:

Marco para la evaluación, identificación e implementación de oportunidades de mejora

Para garantizar la efectividad de los programas de cumplimiento, es esencial establecer un marco sólido que incluya los siguientes puntos clave:

1. Regulación aplicable: tener en cuenta todas las normativas y regulaciones aplicables a la entidad, asegurando el cumplimiento con las leyes locales e internacionales.
2. Estándares más altos en la materia: no solo cumplir con las regulaciones mínimas, sino también adoptar los estándares más altos a nivel internacional.
3. Guías para la implementación de Programas de Cumplimiento: utilizar guías y normativas emitidas por autoridades reguladoras. En Colombia, por ejemplo, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ha emitido guías para la implementación de programas de cumplimiento en materia de competencia desleal. Además, existen otras guías y normas estandarizadas como la ISO 37001 para la gestión antisoborno y la ISO 37301 para los sistemas de gestión de cumplimiento.
4. Documento de lecciones aprendidas: analizar incidentes pasados para aprender de ellos. Si la empresa ya ha enfrentado riesgos, es crucial evaluar cómo se gestionaron y mejorar los controles basados en esas experiencias.
5. Planes de acción para implementar oportunidades de mejora: evaluar los planes de acción trazados previamente y verificar si se han ejecutado correctamente o si han cumplido con sus objetivos para prevenir futuros incidentes.
6. Acompañamiento para la implementación de planes de mejora: acompañar a la empresa en la implementación de planes de acción derivados de las evaluaciones, asegurando que las mejoras se integren de manera efectiva en los procesos empresariales.
7. Sensibilización: sensibilizar y capacitar a todos los niveles de la empresa, desde la junta directiva hasta los colaboradores, sobre la importancia y el valor de los programas de cumplimiento, asegurando que todos comprendan su rol en el mantenimiento de un ambiente de cumplimiento robusto.

Este marco no solo ayuda a las empresas a mantenerse en cumplimiento, sino que también añade valor al mejorar continuamente los procesos y controles. Además, la sensibilización y capacitación son fundamentales para que todos los miembros de la organización aprecien el valor de un programa de cumplimiento efectivo, asegurando que las evaluaciones tengan un impacto real y positivo en la cultura organizacional.

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