¿Qué es un oficial de cumplimiento Sagrilaft y cuáles son sus funciones?

¿Qué es un oficial de cumplimiento Sagrilaft?

Parte de la prevención de delitos como el lavado de activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva LA/FT/FPADM es una figura tan importante como el Oficial de Cumplimiento, al interior de una empresa. 

Para comenzar, es importante la definición de Oficial de Cumplimiento, que según el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades  es la persona natural encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del riesgo.

¿Por qué es importante esta figura?

La importancia de este rol al interior de las organizaciones es tan importante como transversal, teniendo en cuenta que debe participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo), y estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del Riesgo de los delitos mencionados. 

Al tener tantas funciones, también está en manos de la empresa suscitar las condiciones para que el Oficial pueda cumplir con su trabajo, como por ejemplo brindarle un apoyo efectivo y los recursos humanos, físicos, financieros y técnicos.

¿Cuáles son sus funciones?

Así, la mencionada circular define al menos once funciones que debe cumplir el Oficial de Cumplimiento, todas igual de importantes en la prevención de estos delitos. 

La primera es, como ya se había mencionado, velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del SAGRILAFT. 

En segundo lugar está una fundamental para hacerle seguimiento a este sistema, y la de presentar, por lo menos una vez al año, informes a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social de la empresa. Dichos reportes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del SAGRILAFT y, de ser el caso, proponer cambios para mejorar.

Pero dicha función no se queda allí. También debe “demostrar los resultados de la gestión del Oficial de Cumplimiento, y de la administración de la Empresa, en general, en el cumplimiento del SAGRILAFT”. Esto permitirá también auditar su labor.  

En tercer lugar, el oficial tiene como función promover la adopción de correctivos y actualizaciones al sistema, al menos una vez cada dos años o cuando por alguna razón sea necesario, en cuyo caso deberá presentarlo a la junta directiva. 

Cuarto, esta persona es la encargada de coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación, encaminados a que todos los públicos entiendan la importancia del sistema de prevención del riesgo y cómo debe procederse. 

En quinto lugar y de máxima importancia, esta persona debe evaluar los informes presentados por la auditoría interna, el revisor fiscal o la auditoría externa, o quienes realicen funciones similares, y adoptar medidas frente a las deficiencias que hayan sido informadas allí, si es del caso.

De cualquier modo, la Supersociedades es enfática en que si las medidas que deben ser adoptadas requieren de una autorización de otros órganos, como por ejemplo una junta directiva, el Oficial de Cumplimiento debe promover que estos asuntos sean expuestos ante ella.

La sexta función se trata de comparecer ante la Superintendencia de Sociedades, pues la persona que desempeñe este rol debe certificar ante la entidad el cumplimiento de lo previsto en el Capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica.

Aquí, en séptimo lugar, viene una función en la que el Oficial de Cumplimiento debe encontrar la mejor herramienta y el mejor aliado. Se trata de su obligación de verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, aplicables a la empresa, procedimiento en el que es crucial una plataforma como Tusdatos.co.

Como también es importante darle un buen tratamiento a la información, la octava función es velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del riesgo de los delitos.

La novena designación toma como referencia la importancia de la prevención del riesgo de los delitos de LA/FT/FPADM, quien se desempeñe este cargo debe diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo que formarán parte del SAGRILAFT. 

Las últimas dos funciones son tal vez las más importantes. La diez se trata de realizar la evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM a los que se encuentra expuesta la empresa; y la once es realizar el Reporte de las  Operaciones Sospechosas (ROS) a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF).

Cabe aclarar, tal y como lo hace la mencionada circular, que esta persona también debe enviar cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes, conforme lo establezca dichas normas y el Capítulo 10.