¿Cuáles son las ventajas de cumplir correctamente con el KYC en Colombia?

La filtración de datos de clientes es uno de los problemas que más preocupan en la actualidad a las entidades de todo tipo. Los ciberataques han aumentado y han apuntado a los datos sensibles de clientes con el fin de recabar información de salud, financiera, domiciliaría, entre otras. Es así que las empresas deben blindarse cada vez más contra todo tipo de ataque y uno de los caminos para lograr esa seguridad es a través del KYC. 

Este procedimiento ayuda a garantizar la legitimidad y transparencia de todos los clientes relacionados con la compañía. 

Y, puede parecer que una cosa no tiene que ver con la otra, pero se conocen casos de empresas como Equifax que, después de una filtración de datos masiva, se vio obligada a reforzar, en compañía de otra corporación, sus procesos de KYC para garantizar que un desastre cibernético de esas magnitudes no volviera a ocurrir.

A continuación, estudiamos qué es el KYC, para qué sirve y qué ventajas trae cumplir con un correcto KYC en Colombia.

¿Qué es el KYC y para qué sirve?

El Know Your Customer, conocido por sus siglas en inglés KYC, es un proceso que define y permite la seguridad en las relaciones entre empresas y usuarios. Este proceso es el primero que deben llevar a cabo las empresas que quieran relacionarse con un proveedor o usuario registrado de la compañía. Está pensado para establecer relaciones con seguridad, garantías y cumplimiento, siempre teniendo en cuenta los parámetros de la ley. 

Y, por supuesto, para evitar verse envueltos en casos de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. La verificación de clientes debe hacerse además teniendo en cuentas las regulaciones vigentes como el Anti Money Laundering (AML), la General Data Protection Regulation (LGPD) y el Electronic Identification, Authentication and Trust Services (eIDAS). Igualmente, el KYC incluye un seguimiento constante de esos clientes para detectar cualquier anormalidad.

¿Cómo se hace un KYC?

El KYC es un proceso sencillo de identificación y verificación que se hace a través del reconocimiento de documentos oficiales. La verificación apunta a que el cliente es quien dice ser y que no se está tratando de una suplantación. Una vez la verificación se hace efectiva, a través de una serie de pasos apoyados por la tecnología, se podrá dar acceso a los servicios o productos que desee. Para hacer la identificación se puede solicitar acceso a documentos como:

• Cédula de ciudadanía.
• Carnet de conducir.
• Pasaporte.
• Prueba de dirección del documento.

Así mismo, para hacer un cumplimiento correcto de un KYC digital, las entidades obligadas deben cumplir mínimo con estos tres pasos:

1. Establecer la identidad del cliente sin riesgo de equivocación.
2. Conocer y entender la naturaleza de las actividades del cliente.
3. Hacer una evaluación de riesgos de lavado de activos asociados al cliente. 

¿Cuáles son las ventajas de hacer un correcto KYC?

Las dos grandes ventajas del KYC son mejorar la seguridad y cumplir con la normativa. Sin embargo, hay otros grandes beneficios que deben considerar las entidades financieras a la hora de iniciar con el cumplimiento KYC tales como:

Amplio cumplimiento normativo

El beneficio más significativo del KYC es la capacidad que tiene de ayudar a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones AML y contra la financiación del terrorismo. De esta forma se evitan sanciones y multas y la empresa se posiciona como una entidad responsable y segura.

Prevención del fraude

El KYC les da la posibilidad a las empresas de identificar y prevenir fraudes antes de que ocurran. Al monitorear la actividad de los clientes, las empresas pueden detectar patrones sospechosos y tomar medidas que mitiguen los riesgos.

Mejorar la relación con los clientes

Contar con KYC correcto les asegura a los clientes que solo se van a ver relacionados con clientes legítimos y así se irá construyendo una base de datos sólida, segura y confiable.

Optimización de la experiencia del cliente

Con un KYC ágil y sin inconvenientes, mejorará la experiencia durante el proceso onboarding, lo que aumentará la satisfacción del cliente y reducirá las opciones de abandono del mismo.

Eficiencia operativa

Si se establece un KYC claro y conciso, se tendrá una reducción en el tiempo y recursos necesarios para la verificación de clientes.

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Igualmente, que los usuarios se relacionen con empresas que hacen un proceso de KYC también trae beneficios para ellos como:

Protección de identidad

El KYC protege a los usuarios contra el robo de identidad y fraude al asegurar que solo ellos pueden acceder a sus cuentas y realizar transacciones.

Transacciones seguras

Al asegurar que todas las personas involucradas en una transacción hayan sido verificadas a través del KYC, se crea un entorno seguro.

Acceso a servicios financieros

El KYC facilita el acceso a servicios financieros básicos.

Confianza en instituciones financiera

Al relacionarse con empresas financieras que tengan un cumplimiento KYC y AML, los usuarios pueden confiar en que sus activos están seguros y que la institución opera de manera segura y confiable.

¿Qué se necesita para cumplir el KYC en 2024?

Para poder cumplir con un correcto KYC es importante saber si mi empresa está obligada por la ley, de no ser así, el KYC es voluntario e igual de valioso. Entre las empresas que están obligadas se encuentran bancos e instituciones de crédito, Fintech, gestores de fondos de pensiones, inmobiliarias, entre otros. En ese sentido, para llevar a cabo un KYC adecuado hay que saber que el proceso incluye verificación presencial y verificación remota, después el proceso debe cumplir con el siguiente papeleo:

• Documento de identidad oficial que confirme la identidad del cliente y que asegure que la información es verídica.
• Prueba de residencia como factura de servicio público u otros documentos que confirmen la dirección de residencia del cliente.
• Información financiera, puede ser adicional, dependiendo el tipo de cliente y se solicita para evaluar el nivel de riesgo asociado al cliente.
• Formulario diligenciado, las instituciones pueden pedir este tipo de documento para conocer actividad financiera, historial crediticio y fuentes de ingresos.

Finalmente, más que hacer un KYC para cumplir con la norma, se trata de seguir un proceso que proteja a la entidad y a sus clientes, y la consagre como una compañía comprometida y segura.

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