Cómo encontrar el Oficial de Cumplimiento adecuado para tu empresa

Las superintendencias en Colombia están designadas para marcar las pautas bajo las cuales deben funcionar las empresas en pro de la seguridad y legalidad. Una de las más normalizadas es la del cumplimiento de un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), que a su vez contiene la obligación de designar un Oficial de Cumplimiento anti lavado o blanqueo de capitales (AML por sus siglas en inglés) que revise y haga cumplir ese sistema de gestión de riesgo.

¿Por qué es importante contar con un Oficial de Cumplimiento?

En las obligaciones consignadas en el SAGRILAFT aparece la importancia de contar con un Oficial de Cumplimiento AML y también se establece cuáles son las empresas que están en la obligación de contar con este profesional en su esquema organizacional. 

Sin embargo, más allá de la exigencia de los entes de control, el Oficial de Cumplimiento representa una garantía de protección para la empresa. Contar con una persona que revisa los proyectos activos y nuevos y busca posibles riesgos de lavado de activos o de contagio; representa una tranquilidad para todas las empresas que manejan tratos con empresas grandes o que significan mucho movimiento de dinero. En ese sentido, a la hora de contratar un Oficial de Cumplimiento se deben tener en cuenta aspectos como:

- Designar a una persona domiciliada en Colombia y que tenga capacidad de liderazgo.

- Escoger una persona que tenga una carrera universitaria relacionada con labores administrativas y que además cuente con algún tipo de diplomado, curso o certificación relacionada con cumplimiento.

- Cerciorarse de que la persona no tiene ningún tipo de antecedente o se ha visto envuelto en casos relacionados con lavado de dinero o malos manejos financieros.

Aunque la normativa en Colombia es muy laxa en cuanto a las personas que ejercen el papel de Oficiales de Cumplimiento, siempre es recomendable escoger a una persona que cumpla con todas las exigencias del cargo y que no vaya a representar sanciones legales o administrativas futuras para la empresa.

¿Qué requisitos debe cumplir el Oficial de Cumplimiento AML?

El Oficial de Cumplimiento AML es designado por los entes administrativos de la empresa, así como un Oficial de Cumplimiento suplente en caso de requerirlo. Al ser nombrado directamente por la empresa y no impuesto por los entes de control, puede prestarse para confusiones, ya que han habido casos donde las empresas optan por nombrar a una persona no capacitada para esta tarea tan importante. Por eso, para considerar que el Oficial de Cumplimiento está haciendo una gestión efectiva del SAGRILAFT debe:

• Contar con todo un panorama de recursos humanos, técnicos (software) y operativos para llevar a cabo sus funciones.
• Conocer la empresa a profundidad, desde su estructura, empleados, actividad, proveedores, hasta sus beneficiarios finales, entre otros.
• Conocer las operaciones de la empresa como contratos, operaciones con otras empresas, con el fin de identificar el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Conocer los futuros proyectos y contratos de la empresa para realizar una debida diligencia que identifique los riesgos.
• Conocer todas las finanzas de la empresa, movimientos bancarios, cuentas en efectivo, entre otras.
• Tener liderazgo en la empresa y contacto directo con la junta directiva.
• Estar enterado de los movimientos de la empresa como vinculación de socios o relaciones con personas con algún tipo de protección especial.
• Estar registrado en el SIREL y contar con el respaldo de órganos sociales y administradores para reportar cualquier operación sospechosa.

¿Qué tipo de contrato debe tener el Oficial de Cumplimiento?

Dentro de las especificaciones que contemplan la necesidad de un Oficial de Cumplimiento no se exige que esta persona esté empleada por la empresa con contrato fijo o que deba cumplir con las labores de cumplimiento solamente en una empresa. Esta pieza en las compañías puede ser muy flexible y se pueden tercerizar las obligaciones a externos como Tusdatos. Con nuestro servicio se pueden centralizar todas las consultas en listas nacionales e internacionales, verificación de personas expuestas políticamente y revisión de antecedentes y movimientos de todas las empresas o personas con las que se vaya a establecer una relación laboral o comercial. Tusdatos proporciona acceso a toda la información necesaria para evitar cualquier tipo de riesgo de lavado de activos o financiación del terrorismo.

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