En 2024 hubo cambios importantes en las directrices que regulan a las notarías con el fin de reforzar los sistemas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. En marzo se recordaron las directrices y obligaciones de los notarios respecto al Sistema de Prevención y Control del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo (SIPLAFT). Y en junio se actualizó el cuestionario sobre el monitoreo sobre la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo. 

En este artículo, revisaremos en qué consisten las circulares 206 y 89 de 2024 que actualizan lo determinado con anterioridad. Además, evaluaremos la responsabilidad de las notarías y las acciones que pueden llevar a cabo para cumplir con lo dispuesto por la ley. 

Notario señalado por la OFAC por lavado de dinero 

Las notarías pueden parecer empresas que solo aprueban y autentifican diferentes contratos. Sin embargo, hay diversos negocios jurídicos que se pueden celebrar para llevar acciones criminales como la creación de empresas fachada que, por lo general, se establecen para blanquear capitales. 

Tener un notario aliado, para las empresas criminales es como ganarse la lotería, porque no solo van a celebrar todos los contratos que estos quieran, sino que su firma les permitirá actuar bajo la legalidad para llevar a cabo acciones criminales. Tal es el caso del notario José Antonio Núñez Bedoya de Culiacán, México. 

En 2013, la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento del Tesoro de Estados Unidos señaló al notario como figura crucial para el Cartel de Sinaloa. Según la investigación, el notario ayudó a crear empresas que estaban vinculadas directamente con la familia del Chapo Guzmán y del Mayo Zambada. Además, facilitó la adquisición de inmuebles a nombre de Joaquín Guzmán Loera y su pareja. 

El notario defendió su inocencia y aseguró que “no podía adivinar para que se iban a destinar las sociedades que se constituyeron”.  Cabe aclarar que, algunas de las empresas que se crearon, estaban funcionando legítimamente, pero la mayoría eran usadas como fachada para lavar dinero. 

La responsabilidad de los notarios como funcionarios públicos 

El caso de Núñez Bedoya es llamativo porque gracias a los contratos que celebró, dos de los capos más grandes de México, lavaron miles de dólares con la firma de un funcionario público. 

Esta historia evidencia la importancia de contar con unos controles efectivos para frenar los delitos de lavado de activos y hacer un frente en la lucha para combatir y frenar estas acciones. 

Por eso, vamos a revisar cómo se actualizó la normativa en Colombia y qué acciones deben tomar los notarios para evitar que casos como el mencionado tengan lugar en el país. 

Circular 89 del 22 de marzo de 2024 

Las Circulares 1536 del 17 de septiembre de 2013 y 1812 del 5 de noviembre de 2013 establecen la obligación de la Notarías del País de implementar un sistema de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva. Además, las medidas contenidas en dichas circulares fueron complementadas por Instrucciones Administrativas No. 17 de 2016 y 8 de 2017 que concretaban las obligaciones de los notarios y establecen la forma de desarrollar el SIPLAFT. 

Es así como se espera que los notarios hayan llevado a cabo los ajustes correspondientes y la adecuada implementación del SIPLAFT teniendo en cuenta:

• Desarrollo en las etapas de prevención y control.
• Establecimiento de políticas de SIPLAFT. 
• Desarrollo de procedimientos para identificar situaciones que puedan generar riesgo. 
• Acreditar procesos de debida diligencia. 
• Llevar a cabo el debido conocimiento de los usuarios y trabajadores.
• Establecimiento de herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas. 
• Establecimiento de órganos de control al interior de la notaría. 

De esta manera, con la Circular 89, la Superintendencia de Notariado y Registro se permite remitir las directrices sobre el desarrollo e implementación del SIPLAFT para que los notarios tengan las herramientas para revisar los procesos que se han implementado para el ejercicio de sus funciones. 

Circular 206 de 2024 

Para empezar, se recuerda la obligación de los Notarios de contar con un SIPLAFT que cuente con políticas y procedimientos aprobados para minimizar el riesgo de convertirse en instrumento o medio de actividades ilícitas. Y se recuerda que el SIPLAFT debe estar implementado, según los parámetros de diferentes circulares, y que debe ser actualizado mínimo una vez al año o cada vez que se presente un cambio de Notario. 

Por eso los Sujetos Obligados deberán establecer herramientas y aplicativos, preferiblemente tecnológicos, que permitan identificar Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas en la prestación del servicio. Esta identificación la deberán realizar mediante la consolidación de información a través de dichas plataformas tecnológicas, las cuales deberán generar indicadores y alertas que permitan inferir o advertir la existencia de situaciones que no se ajusten a las pautas de normalidad establecidas dentro del proceso de escrituración.

Y así, la Circular 206 actualiza el Cuestionario de Monitoreo establecido en la Circular 1547 del 3 de agosto de 2016, a fin armonizar el cumplimiento técnico, con las recomendaciones del GAFI, para realizar un diagnóstico adecuado del Sistema a la normatividad vigente aplicable a la materia.

Finalmente, se resalta la importancia de responder el cuestionario con total sinceridad a fin de subsanar las debilidades de las notarías identificadas en las respuestas del mismo. 

La tecnología como aliada de las notarías 

Los diversos procesos que deben llevar las notarías como debida diligencia, conocimiento de usuarios y empleados, y procesos de identificación de operaciones sospechosas, se pueden optimizar con herramientas como la de Tusdatos. Además, la Superintendencia deja claro que es preferible el uso de la tecnología para identificar operaciones sospechosas o indicadores inusuales que no se ajusten a la normalidad. 

Con unas directrices claras para el cumplimiento del SIPLAFT, las notarías pueden acceder a aliados como Tusdatos que ayudan a optimizar procesos. Nuestra herramienta permite la validación de personas y empresas, centraliza la información de cientos de fuentes nacionales e internacionales y permite el monitoreo de personas para identificar acciones sospechosas. Además, todo se hace en tiempo récord y con información actualizada y de fácil entendimiento. 

Por eso, te invitamos a que no solo revises las Circulares de la Superintendencia, sino que nos contactes y solicites tu demo para ver cómo puedes agilizar y blindar tus procesos notariales.