¿Por qué los empleadores deben hacer aportes parafiscales y cuál es su importancia?

El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), con el fin de fomentar el emprendimiento en regiones afectadas por el conflicto, abrió una convocatoria en octubre para la creación de empresa. El proyecto, titulado “Convocatoria para la paz: sembrando oportunidades, cosechando futuro”, se lanzó a través de su Fondo Emprendedor y cuenta hasta con $100 millones de capital semilla, condonable y reembolsable. 

Esta iniciativa y todas las acciones de este servicio nacional que en 2023 recibió a cerca de 8 millones de personas, colombianas y extranjeras, son posibles gracias a los esfuerzos del Estado y de las empresas colombianas. A través de los aportes parafiscales, el SENA, con más de 60 años de existencia, puede seguir generando oportunidades de aprendizaje en todo el territorio nacional y ahora, opciones de crear empresa y generar más empleos. 

¿Qué son los aportes parafiscales?

Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias impuestas a empleadores con el fin de beneficiar a sus trabajadores y financiar entidades públicas o mixtas. En Colombia, las empresas deben pagar aportes de seguridad social y parafiscales por cada empleado contratado. Sin embargo, cabe recalcar que los aportes parafiscales son asumidos a totalidad por el empleador, mientras que, en el caso de la seguridad social, es posible realizar un porcentaje del pago total. En caso de incumplimiento de los aportes parafiscales, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es quien se encarga de aplicar sanciones. 

Inversión en bienestar y educación

El porcentaje que las empresas deben pagar de aportes parafiscales corresponde a un 9% sobre la nómina de cada empleado, es decir: sueldo básico, horas extras, recargos nocturnos y comisiones; exceptuando el auxilio de transporte y los pagos que se acuerdan entre empleado y empleador que no son constitutivos de un salario. La destinación de estos aportes es específica y no va a los fondos generales del Estado, sino a entidades facultadas para su administración como las cajas de compensación familiar, el ICBF y el SENA. Estos recursos se dividen de la siguiente forma: 

• 4% para las cajas de compensación familiar: existen opciones variadas y son entidades sin ánimo de lucro creadas para mejorar la calidad de vida de los trabajadores y sus familias, a través de ayudas en recreación, educación, deporte, cultura o turismo y subsidios para vivienda.

• 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): esta entidad ofrece programas de atención integral para niños y adolescentes por medio de su modalidad de prevención y protección en los derechos de los menores de edad en condiciones de vulnerabilidad. 

• 2% para el SENA: entidad creada para ofrecer servicios de educación técnica y tecnológica gratuita, con un impacto productivo en diferentes sectores. Esta entidad está dirigida a colombianos que, por lo general, cuentan con pocos recursos para acceder a la educación superior.

Cabe aclarar que la obligación que tienen las empresas de realizar los aportes parafiscales que contribuyen a financiar el SENA es distinta de la obligación que tienen algunas empresas de contratar a los aprendices de esta entidad.‍

¿Todas las empresas están obligadas a hacer estos aportes?

La respuesta corta es que no. Según el artículo 114-1 del Estatuto Tributario, algunas empresas tienen la posibilidad de no realizar aportes parafiscales referentes al ICBF y el SENA por algunos de sus empleados. Para que esto sea aplicable, las empresas deben cumplir con la condición de que los trabajadores contratados devenguen menos de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Sin embargo, la organización siempre está obligada a pagar parafiscales por las cajas de compensación familiar de cada empleado. 

Además, las personas naturales en condición de empleadores tienen el mismo beneficio que aplica si contrata a dos o más trabajadores. De contratar a una sola persona que devengue incluso menos de 10 SMMLV, se verá en la obligación de realizar el pago de parafiscales. 

Asimismo, es importante mencionar que, según el numeral 4 del artículo 7 de la ley 21 de 1982, no es obligatorio pagar parafiscales por trabajadores transitorios, pues la norma está diseñada solo para aquellos trabajadores permanentes en la empresa.

Diferencia entre aportes parafiscales y pago de seguridad social

Los aportes al Sistema de Seguridad Social son obligaciones impuestas a través de la Ley 100 de 1993, destinadas a garantizar los derechos de salud, pensión y riesgos profesionales, por lo cual son una obligación solidaria entre empleador y empleado. Su base gravable es el salario mensual que recibe el trabajador, el cual tiene un tope mínimo de cotización establecido sobre la base de un SMMLV. 

Mientras que, los aportes parafiscales, son obligación directa de todo empleador y, como se mencionó, corresponde a un 9% del total de la nómina de sus empleados, por lo que no existe una obligación solidaria y tampoco topes mínimos o máximos de cotización. 

¿Y qué pasa con los empleados vinculados como independientes?

Como se mencionó antes, los aportes parafiscales se calculan sobre la base de trabajadores que cuentan con un contrato fijo. Es así que los trabajadores que están vinculados como independientes, no hacen parte de este cálculo, pero sí deben hacer el pago de seguridad social. Las empresas pueden determinar si el empleado cubre la totalidad del pago de la seguridad social o la empresa asume un porcentaje. 

Aprende a hacer los aportes parafiscales en Colombia

Los pagos parafiscales se realizan de manera mensual a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Es responsabilidad del empleador hacer los aportes dentro de un plazo fijado por la ley.  También, es necesario conocer el salario base de cada trabajador, teniendo en cuenta las comisiones, horas extras, recargos nocturnos y recargos por domingos y festivos. De esta manera, se calcula el porcentaje de cada empleado al que aplique los respectivos aportes parafiscales. Su presentación es virtual, aunque existe la posibilidad de realizar los pagos en el banco. 

Por otra parte, una vez que los aportes se realizan, el empleador deberá remitir la respectiva información a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), a través de la cual queda constancia de los aportes realizados. Esta unidad también envía una constancia de cumplimiento a la empresa, para que se demuestre el cumplimiento de la obligación y evitar multas o sanciones. 

Finalmente, recuerda que estos aportes son obligatorios y que, de no hacerlos, pueden incurrir en multas y en problemas reputacionales. Por eso a la hora de hacer cualquier negociación, verifica que la contraparte se encuentre al día con estos aportes y que no tiene multas relacionadas con estos. Ingresa a Tusdatos.co y confirma el cumplimiento de la empresa con la que vas a entablar cualquier negociación, así como información relevante para la transparencia de tus operaciones.