Herramientas que todo analista de recursos humanos debe conocer

La transformación digital está a la puerta de todas las empresas. Las nuevas tecnologías y la innovación plantean profundos cambios y exigencias para sostener una relación efectiva con el mercado.

Esta transición empieza desde las personas que conforman la organización y pasa por el área de recursos humanos, departamento clave para encabezar este cambio.

La gestión de los recursos humanos debe potenciar y conseguir el desarrollo del talento humano y las metas de la organización a través de herramientas que permitan mayor agilidad y competitividad.

¿Cuáles son las funciones de un analista de recursos humanos?

La gestión, administración y coordinación del talento humano son el objetivo de todo departamento de RR.HH. Lograr un buen ambiente laboral que permita el mejor desarrollo de las personas hacia un cumplimiento de las metas de la organización así como de objetivos personales. 

“La administración de recursos humanos es la disciplina que persigue la satisfacción de objetivos organizacionales contando para ello con una estructura y el esfuerzo humano coordinado. En la práctica, la administración se efectúa a través del proceso administrativo: planear, ejecutar, integrar y controlar (...) colocar a la persona adecuada a las posiciones idóneas en las circunstancias apropiadas, a fin de alcanzar los objetivos de carácter individual como los de la organización." (Nuria Rodriguez Sama)

  ¿Qué tareas son imprescindibles?

• Reclutamiento, selección y contratación 
• Inducción, formación, capacitación
• Retención e índice de rotación
• Seguridad laboral, clima laboral, políticas sobre el personal, realización de encuestas, análisis de puesto y control de horarios
• Comunicación interna y externa
• Evaluación de desempeño
• Análisis de datos relativos a los empleados.

¿Cuáles son las tecnologías más usadas para optimizar las funciones de un analista de recursos humanos y del talento humano?

Son varias las herramientas que están en tendencia al momento de aumentar la productividad en las empresas. Una de ellas, las redes sociales internas, implementadas para facilitar la comunicación y el apoyo entre los integrantes de la empresa, lo que mejora la productividad y las relaciones profesionales. Algunas de las más usadas son Microsoft Teams, Jive Software, Confluence | Your Remote-Friendly Team Workspace | Atlassian, Yammer, la red social empresarial | Microsoft 365, Socialcast: Plataforma de red social para usuarios de la empresa por VMware, Beezy, entre otras.      

El uso de software de recursos humanos ofrece importantes canales de gestión, seguimiento, comunicación y documentación. Cubre funciones de reclutamiento, selección, evaluación de desempeño, encuestas, gestión del tiempo, estructura organizacional y organigramas: uno de los más conocidos es Bizneo HR.

De la mano con el uso de softwares, los indicadores de productividad permiten analizar el rendimiento de la empresa y mantenerse actualizado. Es fundamental para observar los niveles de productividad del talento de la empresa en relación con el tiempo, la forma y las actividades realizadas. Softwares como TimeCamp y Toggl son de gran utilidad para este proceso.

Otra herramienta ampliamente usada es La nube, ya que todos pueden acceder de manera libre. Los datos quedan al alcance de todas las personas de la empresa, compartiendo y actualizando información y documentos de manera ágil con herramientas como Google Drive y Dropbox.

Plataformas como el portal del empleado permiten optimizar información y comunicación en un solo programa, en el que se puede gestionar diferentes actividades como el calendario de la organización, facilitando la transparencia de los contenidos y ahorrando trabajo manual y tiempo al área de RR.HH. 

Por otro lado, la constante formación es clave en las organizaciones que buscan avanzar en sus procesos. Se hace importante que cada persona asuma un compromiso con su conocimiento. Las plataformas E-learning han permitido digitalizar y fomentar la autonomía en el aprendizaje así como atraer capital humano interesado en desarrollar sus propias habilidades. Las plataformas más usadas son Moodle, Coursera, Atutor, Efront y EDX.

Un punto clave para el dinamismo dentro de la organización ha sido la gamificación, fomenta la motivación y competitividad del talento humano. Se aplican técnicas del juego para promover logros, formación, entrenamiento, incrementando la participación en las actividades por medio de premios, rankings, badges, con un diseño propio de la empresa o usando softwares como Gamify, Badgeville, Bigdoor.

El análisis de datos es una herramienta que cada vez muestra mayor relevancia. Posibilita una evaluación más acertada de los procesos de la empresa, para una toma de decisiones y desarrollo de estrategias basados en evidencia.

También, la firma electrónica es una de las herramientas más utilizadas para agilizar procesos de documentación y contratos en poco tiempo e incluso de forma masiva, a la vez que genera un ahorro de materiales y costos.

 ¿Qué ventajas tiene la implementación del uso adecuado de estas tecnologías?

Estas herramientas están diseñadas para mejorar la experiencia del talento humano, en tanto mejora la comunicación y aumenta la agilidad en los procesos. Una vez se completa la fase de digitalización, el ahorro de tiempo en las tareas es notorio, ya que se automatizan actividades que en otros casos los empleados deben realizar de manera repetitiva y manual.

La información se gestiona a través de un software de RR.HH. lo que implica una mayor transparencia de los datos. Todas las personas pueden acceder en tanto se alojan en la nube.  A la vez que unifica gran parte de los datos en una plataforma permitiendo obtener medidas de valor y una mirada más global de los procesos, facilitando la toma de decisiones. 

Una mejora significativa en la competitividad puede suceder. La empresa logra análisis más acertados de los procesos y situaciones, ya que cuenta con una mayor organización de la información que posibilita respuestas más eficaces y eficientes ante las necesidades de la organización, incluso en cuestión de costes a largo plazo.        

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Las herramientas para la gestión de recursos humanos y su creciente digitalización permiten automatizar procesos que se traducen en una mayor productividad, libertad y proactividad para la empresa y el talento humano. Las tareas repetitivas y desgastantes se agilizan y los métodos utilizados para la participación de los empleados al ser tenidos en cuenta, genera una mayor motivación dentro del ambiente laboral.   

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